Polityka prywatności GO! PERSONAL AGENCY

§ 1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest GO! PERSONAL-AGENCY Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Przeworska 3/28, 04-382 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001079776, NIP 1133123216, REGON 527590551, wpisana do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia pod numerem KRAZ 31315 (dalej: „Administrator”).

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail biuro@gopersonal.pl, telefonicznie pod numerem +48 516 073 033 lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz wykonywaniem praw wynikających z RODO można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

§ 2. Najważniejsze podstawy prawne

Administrator stosuje w szczególności:

• RODO, w tym art. 5–7, 9, 12–22 oraz 24–32;
• ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
• ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, w szczególności art. 22¹ oraz art. 22¹a–22¹b;
• ustawę z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia;
• ustawę z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych;
• ustawę z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach oraz ustawę z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
• Kodeks cywilny, ustawę o rachunkowości i Ordynację podatkową;
• ustawę z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawę z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

§ 3. Definicje

• Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
• Przetwarzanie – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych.
• Administrator – podmiot ustalający cele i sposoby przetwarzania danych.
• Podmiot przetwarzający – podmiot przetwarzający dane w imieniu Administratora.
• Zgoda – dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli osoby, której dane dotyczą.
• Odbiorca – podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe.
• Naruszenie ochrony danych – naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub bezprawnego zniszczenia, utraty, zmiany, ujawnienia lub dostępu do danych.

§ 4. Źródła danych

Administrator pozyskuje dane:

• bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, np. przez formularz, e-mail, telefon, WhatsApp, przesłane CV lub zawartą umowę;
• od pracodawców, agencji i kontrahentów – w zakresie potrzebnym do rekrutacji, zatrudnienia lub realizacji współpracy;
• ze źródeł publicznie dostępnych oraz portali rekrutacyjnych i zawodowych, w zakresie dozwolonym prawem.

§ 5. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od celu Administrator może przetwarzać:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, w tym imię, nazwisko, e-mail, telefon, adres oraz identyfikatory komunikatorów;
• dane formularza pracodawcy lub partnera, m.in. firmę, NIP, stanowisko, lokalizację, liczbę osób, termin i opis zapotrzebowania;
• dane kandydata, m.in. obywatelstwo, miasto pobytu, dostępność, doświadczenie, kwalifikacje, języki, preferencje, potrzebę zakwaterowania oraz dane z CV;
• dane potrzebne do zawarcia i wykonania umowy, rozliczeń, ubezpieczeń i obowiązków pracowniczych;
• dane dotyczące legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców, w tym dane dokumentów – wyłącznie na odpowiednim etapie procesu;
• dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, m.in. adres IP, ścieżkę wejścia, źródło odesłania oraz parametry kampanii UTM.
• dane operacyjne dotyczące obsługi zgłoszenia, m.in. przypisanego opiekuna, terminy i historię kontaktów, wynik procesu, powód zamknięcia sprawy, źródło leada oraz przychód przypisany do zrealizowanej usługi;

W pierwszym formularzu zgłoszeniowym nie prosimy o skany dokumentów tożsamości ani szczególne kategorie danych. Prosimy nie wpisywać w polach opisowych informacji o zdrowiu, pochodzeniu etnicznym, przekonaniach, karalności ani innych danych, które nie są potrzebne do wstępnej obsługi zgłoszenia.

§ 6. Cele i podstawy prawne przetwarzania

6.1. Obsługa zapytań i formularzy

Dane przetwarzamy, aby odpowiedzieć na zgłoszenie, zakwalifikować je do właściwej ścieżki i wykonać działania przed zawarciem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na obsłudze korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

6.2. Rekrutacja kandydatów

Dane są przetwarzane w celu udziału w bieżącej rekrutacji na podstawie przepisów prawa pracy i rynku pracy w związku z art. 6 ust. 1 lit. b lub c RODO, a w zakresie danych podanych dobrowolnie poza wymaganym katalogiem – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Udział w przyszłych rekrutacjach odbywa się na podstawie osobnej, dobrowolnej zgody.

6.3. Usługi zatrudnienia, praca tymczasowa i outsourcing

Dane przetwarzamy w celu pośrednictwa pracy, pracy tymczasowej, rekrutacji, uzgodnionego outsourcingu oraz wsparcia legalizacji zatrudnienia – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO oraz właściwych przepisów prawa pracy i rynku pracy.

6.4. Umowy z pracodawcami, rekruterami i kontrahentami

Dane przetwarzamy w celu podjęcia, zawarcia i wykonania współpracy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a dane osób reprezentujących lub kontaktowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6.5. Obowiązki prawne, rozliczenia i roszczenia

Dane przetwarzamy w celu realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych, pracowniczych i ubezpieczeniowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

6.6. Marketing własnych usług i ofert pracy

Wiadomości marketingowe lub inne pasujące oferty pracy przesyłamy na podstawie dobrowolnej zgody, gdy jest ona wymagana. Zgodę można wycofać w każdym czasie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

§ 7. Okres przechowywania danych

• dane z zapytań – przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia możliwych roszczeń;
• dane kandydatów w bieżącej rekrutacji – do jej zakończenia;
• dane kandydatów do przyszłych rekrutacji – do 24 miesięcy, do wcześniejszego cofnięcia zgody albo utraty celu;
• dane związane z umową – przez okres jej obowiązywania, a następnie przez okres wymagany przepisami lub potrzebny do ochrony roszczeń;
• dokumentacja pracownicza, podatkowa, rachunkowa i ubezpieczeniowa – przez okres wskazany we właściwych przepisach, zależny od rodzaju dokumentacji i daty zatrudnienia;
• dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody – do jej cofnięcia albo wcześniejszej utraty celu.
• techniczne kopie zapasowe rejestru – co do zasady przez 90 dni; żądanie usunięcia jest wykonywane najpierw w systemach aktywnych, a pozostałość w kopii wygasa wraz z cyklem retencji i nie jest używana do bieżącej obsługi ani marketingu.

§ 8. Odbiorcy danych i używane systemy

Dane mogą otrzymywać:

• pracodawcy użytkownicy, potencjalni pracodawcy, agencje i partnerzy projektu – tylko w zakresie potrzebnym do konkretnego procesu i po spełnieniu odpowiednich obowiązków informacyjnych. CV konkretnego kandydata jest przekazywane dopiero po potwierdzeniu przez firmę potrzeby otrzymania profilu w danym procesie;
• dostawcy hostingu, systemów formularzy, baz danych, poczty, komunikacji, obsługi IT, księgowości i usług prawnych – na podstawie właściwej umowy lub innej podstawy prawnej;
• upoważnieni pracownicy i współpracownicy Administratora, którzy obsługują zgłoszenia, rekrutację, sprzedaż lub realizację usług;
• organy publiczne uprawnione na podstawie prawa, m.in. ZUS, urzędy skarbowe, Państwowa Inspekcja Pracy i urzędy wojewódzkie.

Zgłoszenia z formularzy są zapisywane w zabezpieczonej bazie Serwisu, a następnie mogą być synchronizowane z Google Sheets. Informacja o nowym zgłoszeniu może być wysyłana przez Gmail do ograniczonej grupy upoważnionych osób. Usługi Google są wykorzystywane jako narzędzia organizacyjne i komunikacyjne, a dostęp jest nadawany zgodnie z zakresem obowiązków.

§ 9. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy technologii, w szczególności podmioty z grupy Google, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się z zastosowaniem mechanizmu zgodnego z rozdziałem V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, certyfikacji w ramach EU–US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne.

§ 10. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach przewidzianych RODO przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania lub uzupełnienia danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu, gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes, w tym sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
• cofnięcia zgody w każdym czasie bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wniosek można przesłać na biuro@gopersonal.pl. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie miesiąca, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w art. 12 RODO.

§ 11. Profilowanie i automatyczne decyzje

Formularze mogą automatycznie przypisać zgłoszeniu rodzaj, źródło, numer referencyjny, opiekuna, termin pierwszego kontaktu lub priorytet techniczny oraz oznaczyć potencjalny duplikat albo skierować cudzoziemca do odrębnej weryfikacji legalności. Nie podejmujemy wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały. Decyzji o zatrudnieniu, przyjęciu kontraktu albo cenie nie podejmuje sam formularz ani algorytm.

§ 12. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale brak informacji oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić obsługę zgłoszenia, udział w rekrutacji albo zawarcie umowy. Dane wymagane przez prawo pracy, ubezpieczeniowe lub podatkowe stają się obowiązkowe dopiero na właściwym etapie zatrudnienia lub współpracy.

§ 13. Pliki cookies i dane techniczne

Serwis używa plików cookies i podobnych technologii niezbędnych do prawidłowego działania, bezpieczeństwa, obsługi sesji i ochrony formularzy przed nadużyciami. Jeżeli zostaną uruchomione narzędzia analityczne, reklamowe lub inne fakultatywne technologie, są one domyślnie wyłączone i mogą zostać użyte dopiero po uzyskaniu dobrowolnej zgody.

Zasady zapisywania informacji w urządzeniu końcowym i uzyskiwania do nich dostępu wynikają w szczególności z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej. Ustawieniami cookies można zarządzać w przeglądarce oraz za pomocą panelu „Ustawienia cookies” dostępnego w stopce. Szczegółowy wykaz kategorii i okresów przechowywania znajduje się w Polityce cookies.

§ 14. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, charakteru danych i zakresu przetwarzania, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, ograniczenie uprawnień, ewidencjonowanie zgłoszeń i historii kontaktów, kontrolę SLA, kopie zapasowe, testy usuwania danych oraz zasadę minimalizacji danych. Dostęp do arkuszy i powiadomień otrzymują wyłącznie osoby upoważnione.

§ 15. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może zostać zmieniona w przypadku zmiany prawa, wykorzystywanych technologii, odbiorców danych albo sposobu prowadzenia działalności. Aktualna wersja oraz data ostatniej aktualizacji są publikowane na tej stronie.

§ 16. Kontakt i organ nadzorczy

W sprawach ochrony danych prosimy o kontakt z GO! PERSONAL-AGENCY Sp. z o.o., ul. Przeworska 3/28, 04-382 Warszawa, e-mail biuro@gopersonal.pl, tel. +48 516 073 033.

Organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Osoba, której dane dotyczą, może wnieść skargę, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych narusza RODO.